EU-moms og handel på tværs af grænser – revisors guide

Handel på tværs af grænser er i dag en naturlig del af mange danske virksomheders hverdag. Med e-handel, digitale platforme og åbne markeder i EU har det aldrig været nemmere at sælge til kunder i hele Europa eller købe varer i udlandet. Men med de mange muligheder følger en række komplekse regler for moms, der adskiller sig fra den traditionelle nationale moms.

EU-moms kan hurtigt udvikle sig til en udfordring, fordi reglerne varierer alt efter, hvem man handler med, hvor varen eller ydelsen leveres, og hvordan dokumentationen håndteres. Selvom intentionen med EU’s momsregler er at skabe ensartede rammer, oplever mange virksomheder, at reglerne i praksis er både detaljerede og svære at navigere i.

I denne guide gennemgår vi, hvordan EU-moms fungerer, de typiske fejl virksomheder begår, og hvilken rolle en revisor kan spille i at sikre, at regnskabet forbliver korrekt.

EU-momsens grundprincipper

Selvom reglerne kan føles komplekse, bygger EU-moms på et enkelt princip: momsen skal betales i det land, hvor varen eller ydelsen forbruges.

B2B – handel mellem virksomheder

Når en dansk virksomhed sælger til en anden virksomhed i EU, og køberen har et gyldigt momsnummer, anvendes reglen om omvendt betalingspligt. Det betyder, at sælgeren ikke lægger dansk moms på fakturaen, men at køberen selv skal afregne moms i sit hjemland.

B2C – salg til private kunder

Sælger virksomheden til private kunder i EU, gælder andre regler. Her skal der som udgangspunkt opkræves moms i kundens hjemland, hvis salget overstiger en vis grænse (for fjernsalg er grænsen i dag 10.000 EUR for hele EU samlet). Det betyder, at en webshop med mange privatkunder i udlandet skal håndtere moms på tværs af flere lande.

Dokumentationens afgørende rolle

En af de største faldgruber ved EU-moms er manglende eller forkert dokumentation.

Gyldige momsnumre

Ved salg til virksomheder skal fakturaen altid indeholde købers gyldige momsnummer. Hvis nummeret ikke fremgår, eller det viser sig at være ugyldigt, risikerer sælgeren at blive pålagt at betale moms i Danmark – selvom køberen egentlig burde have afregnet den selv.

Transportbevis

Derudover skal sælgeren kunne dokumentere, at varen rent faktisk er sendt ud af Danmark. Det kan være i form af fragtbreve, tracking-information eller anden transportdokumentation. Uden dokumentation kan Skattestyrelsen kræve moms tilbagebetalt.

Typiske fejl ved EU-moms

Selv velorganiserede virksomheder kan begå fejl, når de handler internationalt. Revisorer oplever ofte, at virksomheder især kæmper med:

• Fakturaer uden korrekt momsnummer.

• Manglende dokumentation for leverancer ud af landet.

• Forkert behandling af salg til private kunder.

• Oversete pligter til momsregistrering i andre EU-lande.

Disse fejl virker små, men de kan have store økonomiske konsekvenser, hvis skattemyndighederne griber ind.

One Stop Shop (OSS) – en forenkling med begrænsninger

For at lette administrationen har EU indført One Stop Shop (OSS), en ordning som gør det muligt at indberette moms til flere EU-lande via én samlet indberetning i Danmark.

Hvem kan bruge OSS?

Ordningen henvender sig primært til webshops og andre virksomheder, der sælger til private kunder i forskellige EU-lande. I stedet for at registrere sig i hvert enkelt land, kan virksomheden nøjes med at rapportere alt gennem Skattestyrelsen.

Fordele og udfordringer

OSS reducerer bureaukratiet, men fritager ikke virksomheden for at holde styr på de enkelte landes momssatser. En webshop, der sælger til Tyskland, Spanien og Sverige, skal stadig anvende de respektive landes satser – blot indberettet samlet via OSS.

Revisors rolle i håndtering af EU-moms

At navigere i EU-moms er en opgave, hvor selv små fejl kan koste dyrt. En revisor kan hjælpe virksomheder med at skabe overblik og sikre, at reglerne overholdes.

Revisors bidrag

• Vurdere, hvornår og hvor moms skal afregnes.

• Kontrollere, at fakturaer indeholder korrekte oplysninger.

• Rådgive om korrekt brug af OSS.

• Implementere rutiner, der sikrer dokumentation og løbende afstemning.

For mange virksomheder bliver samarbejdet med en revisor en investering, der hurtigt tjener sig hjem i form af sparede bøder, korrekt fradrag og mere ro i hverdagen.

Eksempler fra praksis

En dansk webshop solgte varer til privatkunder i flere EU-lande og håndterede selv momsindberetningen. Da virksomheden overskred beløbsgrænsen i Tyskland, men ikke havde tilmeldt sig OSS, blev den mødt med et krav om efterbetaling af tysk moms med renter. Efter at en revisor kom på banen, blev webshoppen korrekt registreret, og fremtidige indberetninger blev samlet i Danmark.

Et andet eksempel er en grossistvirksomhed, der søgte hjælp hos en revisor Christianshavn. Her viste det sig, at flere fakturaer til udenlandske kunder manglede gyldige momsnumre. Med revisors hjælp blev faktureringsproceduren ændret, så alle fremtidige salg blev dokumenteret korrekt, og virksomheden undgik et stort efterbetalingskrav.

EU-moms i revisionens perspektiv

Når en revisor gennemgår et regnskab, er EU-moms et af de områder, der kræver særlig opmærksomhed. Fejl kan nemlig forplante sig videre til resultatopgørelse og balance og dermed skabe et misvisende billede af virksomhedens økonomi.

Hvis EU-moms ikke er håndteret korrekt, kan det føre til forbehold i revisionspåtegningen eller krav om supplerende oplysninger. Derfor anbefaler revisorer, at virksomheder prioriterer dette område højt – også selvom de ikke har massiv udenlandsk aktivitet.

Fremtidens udvikling

EU arbejder løbende på at forenkle momsreglerne og skabe mere ensartede rammer. Ordninger som OSS er eksempler på, hvordan man forsøger at reducere den administrative byrde. Men udviklingen inden for e-handel og digitale tjenester betyder også, at der hele tiden opstår nye situationer, som reglerne skal tilpasses til.

Virksomheder, der handler internationalt, kan derfor forvente, at området vil forblive komplekst. Samtidig vil revisors rolle kun blive vigtigere i fremtiden, både som rådgiver og som garant for, at reglerne følges korrekt.

EU-moms er en uundgåelig del af at drive virksomhed på tværs af grænser. Reglerne kan virke komplekse, men med de rette procedurer og rådgivning kan de håndteres effektivt.

For virksomheder handler det om at forstå forskellen mellem B2B og B2C, have styr på dokumentationen, bruge OSS korrekt og sikre løbende kontrol. En revisor kan være nøglen til at gøre momsarbejdet overskueligt og undgå dyre fejl.

Hos Finara kan virksomheder finde den revisor, der passer til deres behov – uanset om det er en landsdækkende specialist eller en lokal revisor Christianshavn, der kan hjælpe med at sikre, at momsarbejdet foregår korrekt og lovligt.